파일명이 유일한 메타데이터일 때

작업을 인계받아 공유 폴더 \\nas\dlp\spec\ 를 열었더니 요구사항_최종.xlsx 와 요구사항_v3.xlsx 처럼 비슷한 이름의 파일이 여러 개 있었다. 어느 것이 지금 유효한 것인지를 이름만 보고는 가릴 수 없었다.

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증상 — 답이 안 나오는 파일명들

이름에 최종 이라는 말이 붙은 것이 있는데 그보다 나중 날짜의 요구사항_20191120.xlsx 가 따로 있었다. 버전 번호가 붙은 것과 안 붙은 원본이 함께 있는 경우도 있었다.

어떤 파일은 앞에도 날짜가 있고 뒤에도 날짜가 있어서 어느 쪽이 그 파일의 날짜인지 알 수 없었다. 사람 이름이 붙은 것도 있었는데 그것은 누가 만졌는지만 알려 주고 무엇이 다른지는 안 알려 준다.

이 폴더가 발주처와 주고받는 자리라서 git 저장소에 넣을 수 없다는 사정이 있었다. 그러면 파일명이 그 파일에 대해 알 수 있는 유일한 통로가 된다.

담을 곳이 이름밖에 없으니 날짜와 상태와 사람과 버전이 전부 이름으로 들어간다. 이름이 길어지고 규칙이 사람마다 달라지면서 지금 상태가 됐다.

최종이라는 말이 문제가 되는 이유는 그것이 붙는 순간에만 참이기 때문이다. 다음 파일이 나오는 순간 그 이름은 거짓이 되지만 이름은 안 바뀐다.

그래서 상태를 이름에 넣는 것 대신 draft/·review/·approved/ 폴더가 담게 하는 쪽을 골랐다. 이유는 폴더는 옮기는 것으로 상태가 바뀌고 옛 이름이 거짓으로 남지 않아서다.

이름에는 20191120_평가항목추가.xlsx 처럼 날짜와 무엇이 달라졌는지만 넣기로 했고 날짜는 앞에만 두기로 했다. 앞에 두면 정렬 순서가 곧 시간 순서가 된다.

사람 이름 대신 무엇을 바꿨는지를 짧게 넣게 했는데 그것이 나중에 찾을 때 실제로 쓰이는 정보였다. 누가 만졌는지는 필요하면 파일 속성의 작성자 에서 볼 수 있다.

규칙을 정해도 이름과 내용이 어긋나는 파일은 계속 나온다. 그래서 각 파일 안 첫 시트 A1 에 이것이 무엇인지를 적은 한 줄을 넣기로 했다.

이름은 바뀌거나 복사되면서 흐트러지지만 안에 적힌 것은 파일과 함께 간다. 파일명은 어느 것을 먼저 열어 볼지 정하는 단서일 뿐이고 그것이 무엇인지의 근거는 내용에서 확인해야 했다.